Stejně jako většina lidí jsou mé dny plné naléhavých, ale často triviálních úkolů.Unsplash Když se Bonnie Ware, sestra na paliativní péči, která se v posledních týdnech svého života stará o pacienty s terminálem, zeptala, jaké jsou největší lítosti lidí, objevilo se znovu a znovu 5 odpovědí:
- Přál bych si, abych měl odvahu žít život věrný sám sobě, ne život, který ode mě ostatní očekávali
- Přál bych si, abych nepracoval tak tvrdě
- Přál bych si, abych měl odvahu vyjádřit své city
- Přál bych si, abych zůstal v kontaktu se svými přáteli
- Přál bych si, abych se nechal šťastnější
Během práce hodně přemýšlím o tomto seznamu.
Stejně jako většina lidí jsou mé dny plné naléhavých, ale často triviálních úkolů. E-maily. Setkání. Dohánění. Volání.
Je to jako splácet kreditní kartu s vysokým úrokem. Pracuji na kost, ale sotva udělám důlek v principu . Když si vzpomenu na to, čeho jsem dosáhl významnosti v konkrétním týdnu, někdy mě ani jedna věc nenapadne. Jak to, že se to stalo?
Na přednášce ve Stanfordu se Phil Libin, generální ředitel společnosti Evernote, věnoval tomuto přesnému problému a diskutoval o tom, jak rozlišovat mezi tím, co je naléhavé a co je ve vašem životě důležité:
Naléhavé úkoly jsou úkoly, které je třeba řešit okamžitě.
Jedná se o věci, jako jsou telefonní hovory, úkoly s blížícími se termíny a situace, kdy musíte rychle reagovat. Když budete muset odpovědět na e-mail, je to obvykle naléhavý úkol.
Důležité úkoly jsou úkoly, které přispívají k dlouhodobým misím a cílům.
Jedná se například o knihu, kterou chcete napsat, prezentaci, kterou byste chtěli udělat pro propagaci, a společnost, kterou plánujete zahájit.
Problém je v tom, že důležité úkoly se obvykle dostanou do rukou naléhavých úkolů. Pokud tedy máte ve svém dni omezený čas, jak můžete zajistit, abyste si vyhradili čas na důležité úkoly?
Pomocí rozhodovací matice rozhodnout, co je důležité
Jedním ze způsobů, jak zjistit, co je nejdůležitější, je použít Eisenhowerova rozhodovací matice : 
Kdykoli to uděláte, děláte kompromis mezi důležitým a naléhavým.Jamesclear.com/Crew.co
Tato jednoduchá krabička, kterou vyvinul Dwight Eisenhower, pětihvězdičkový generál armády Spojených států, nejvyšší velitel spojeneckých sil v Evropě během druhé světové války, prezident Kolumbijské univerzity a dvojnásobný americký prezident, rozděluje úkoly do jednoduchých kategorií:
V levém horním rohu ( Důležité a naléhavé ), můžete dát věci jako krize, termíny a problémy.
Pravý horní roh ( Důležité a ne naléhavé ) se může skládat z věcí, jako jsou vztahy, plánování dlouhodobých projektů a rekreace.
Levý dolní roh ( Není důležité a naléhavé ) se může skládat z přerušení, schůzek a aktivit.
Pravý dolní roh ( Není důležité a naléhavé ) se může skládat z plýtvání časem, příjemných činností a dalších triviálních úkolů.
Je docela snadné eliminovat důležité, ne naléhavé věci. To je druh přemýšlení. Chcete tam strávit co nejméně času.
Důležité a naléhavé věci jsou samozřejmě také prvními věcmi, které byste měli řešit.
Ale co upřednostňování mezi dalšími dvěma kvadranty? Tam se věci zhoršují.
Většina lidí standardně nejdříve provádí urgentní úkoly - problém je v tom pokud neustále děláte naléhavé úkoly, nejste schopni splnit důležité úkoly .
Naléhavé úkoly se vždy objeví. A vždy budou existovat urgentnější úkoly, než kolik času stihnete, bez ohledu na to, jak moc se snažíte.
Už jste někdy zjistili, že říkáte: [X] je opravdu důležité, ale nemám na to právě teď čas?
Kdykoli to uděláte, děláte kompromis mezi důležitým a naléhavým. Lao Tzu říká: Čas je stvořená věc. Říkat „nemám čas“ je jako říkat „nechci“.
Nebo jak to vyjádřil Picasso, jen odložte zítra to, co jste ochotni zemřít, když jste neodešli.
Jak učinit důležité úkoly naléhavými
Nejjednodušší způsob, jak zajistit, aby byl důležitý úkol naléhavý, je dej mu termín .
Termíny jsou vlastně to, co činí naléhavé úkoly naléhavými: skutečnost, že je musíte okamžitě řešit. Nedostatek termínů je také často důvodem, proč jsou důležité úkoly tak nedůležité. Obvykle jsou to věci, ke kterým se nakonec dostanete.
Například musíte platit nájem do konce měsíce. To je konečný termín. Jak se tento termín blíží, úkol je stále naléhavější.
Na druhou stranu je váš cíl dostat se do formy důležitý, ale není to vůbec naléhavé. Ano mít dostat se do tělocvičny do konce měsíce? Asi ne.
První věcí, kterou musíte udělat, pokud se chcete ujistit, že jsou splněny důležité úkoly, je stanovit termíny. Důležitým úkolem je téměř vždy obrovská sada úkolů (často se spíše podobají projektům). Abyste mohli stanovit termín, musíte jej nejdříve rozdělit na menší úkoly a stanovit pro ně termíny.
Můj oblíbený přístup k tomu pochází Dodělávat věci , ve kterém se David Allen ptá:
Jaká je další fyzická akce, kterou musíte udělat, abyste v tomto úkolu dosáhli pokroku?
To je věc, pro kterou musíte stanovit termín.
Nyní přichází na řadu rozhodující část, protože nestačí pouze stanovit termín.
Proč potřebujete vážné termíny
Druhá kvalita naléhavých úkolů, díky nimž jsou naléhavé, spočívá v tom, že jejich termíny nelze vyjednat.
Pokud nedodržíte termín, existují vážné důsledky.
Je zřejmé, proč tomu tak je u něčeho, jako je neplatení nájemného. Nejprve vás pronajímatel zavolá a křičí na vás. Pokud jste citliví na sociální tlak, pravděpodobně to bude stačit na to, abyste mohli platit nájem včas. Jinak budete nakonec předvedeni k soudu a vystěhováni, což je pro většinu lidí dost závažné.
Problém s právě stanovením termínů důležitých úkolů spočívá v tom, že se automaticky nestanou vážnými. Pokud řeknu, že musím jít do tělocvičny před koncem týdne, neexistují v zásadě žádné důsledky pro nedodržení tohoto termínu.
Jak tedy zvýšit význam termínů? Tady je několik způsobů:
1. Zveřejněte to
Jedním ze způsobů, jak učinit lhůtu vážnější, je veřejně ji uvést. Pokud jste veřejně odpovědní za určitý termín, nemůžete oklamat jen sebe. Odvrácená strana této mince spočívá v tom, že pokud nastavíte datum veřejně, raději se ujistěte, že ho můžete skutečně zasáhnout. Neexistuje nic jako stres z nutnosti dodržet termín, který jste si stanovili příliš agresivně.
2. Vytvářejte odměny a tresty
Dalším způsobem, jak učinit lhůtu vážnější, je stanovit odměnu za její dodržení nebo trest za zmeškání. Připravte tuto sadu odměn a trestů předem a ujistěte se, že nejste osobou odpovědnou za její skutečné provedení. Například napište šek na 2 000 dolarů nějaké politické organizaci, kterou nenávidíte, dejte ji svému příteli a řekněte jim, aby jej poslal, pokud nedodržíte termín.
3. Udržujte ostatní odpovědní
Pokud jde o to, aby ostatní (například členové vašeho týmu) odpovídali na termíny, je důležité, aby si lidé uvědomili, jak důležité termíny jsou pro vás důležité. Nemůžete tolerovat zmeškané termíny. A to znamená, že se skutečně přihlásíte a budete mít nepříjemné konverzace, když dojde ke zmeškání termínu. Pokud to neuděláte, pak lidé pochopitelně předpokládají, že termíny pro vás nejsou tak důležité, a začnou se stále častěji tlačit zpět nebo chybět.
4. Nastavte si neustále připomenutí
Je velmi snadné ignorovat termín, pokud nemáte neustálé připomenutí. V naléhavých úkolech jsou často zabudována připomenutí, například váš přítel nebo manžel, který vás neustále otravuje, abyste něco podnikli. U důležitých úkolů musíte tyto připomenutí nastavit sami. Dejte si kolem stolu tyčinky. Nastavte události nebo časovače kalendáře. Zaregistrujte se u svého koupelnového zrcadla. Dělejte, co musíte.
*****
Vypadá to jako hodně práce? Může to být zpočátku. Postupem času to ale bude snazší a zjistíte, že se cítíte mnohem méně vystresovaní.
Vždy budete mít dostatek naléhavých úkolů, abyste naplnili celý den, týden, rok nebo dokonce celý život. Ale to, na co byste opravdu měli utrácet většinu své energie, je dosahování důležitých věcí, abyste se nestali seznamem lítostí věcí, na které jste si nikdy nenašli čas.
Jory MacKay je redaktor @CrewLabs , kde je tento příspěvek původně se objevil . Chcete se naučit stát se vaší nejlepší verzí? Klikněte zde připojit se k tisícům tvůrců a podnikatelů, kteří dostávají náš týdenní e-mail o zvýšení vaší kreativity a produktivity.
