Mnoho e-mailových zpráv vystupuje špatnou nohou.Joe The Goat Farmer / Flickr Mnoho lidí, které neznám, začíná e-maily s mřížkovým pozdravem, doufám, že se máte dobře. Moje obvyklá odpověď: Ano ... neznám vás a jsem dost dobrý na to, abych smazal váš e-mail bez dalšího čtení.
A vzhledem k výsledkům neformálního průzkumu se mnoho lidí cítí stejně.
Catharine Hamm, cestovní redaktorka pro Los Angeles Times , který dostává nesčetné množství příspěvků od potenciálních přispěvatelů a PR agentů, se obává i přijímání e-mailů. Dobře mi je z Boží milosti, ale co když ne? zeptala se. Jsem si jistý, že bych byl stejně naštvaný ... Těmto lidem říkám toto: Budování vztahu znamená pomáhat mi dělat svou práci, ne ptát se mě, jak se mám. Znamená to pochopit můj trh, nesnažit se porozumět mé psychice. Znamená to identifikovat a řešit své novinářské potřeby, nepomáhat mi najít mé osobní centrum.
Barbara Teszler, generální ředitelka Teszler PR v Santa Monice v Kalifornii, říkáotevření s Doufám, že vás tento e-mail zjistí, že jste právě nahoře se studeným hovorem, který začíná Nezavěšujte nebo poštou označte důležité informace červeně na obálce (důležitou informací je, že jste byli předem schváleni pro úvěr karta se společností, o kterou se můžete starat méně). Lidé se pro navázání osobního spojení rozhodnou pro „Doufám, že se máte dobře“ - zní to, jako by jste tuto osobu již potkali, a ignorovat nebo odmítat někoho, koho jste osobně potkali, je neslušnější než ignorovat vás cizího člověka Nikdy jsem se nesetkal, takže váš e-mail se teoreticky pravděpodobně bude číst tímto způsobem - ale připadá mi to vymyšlený a neupřímný.
Mike Plugh, docent komunikace na Manhattan College, věří, že tyto pozdravy mají více společného s výkladem příjemce než s odesílatelem. Pokud někdo napíše: „Doufám, že jsi měl skvělý týden,“ nebo „Doufám, že tě to najde dobře“, je tu šance, že jsi měl hrozný týden nebo že jsi daleko od „dobře“, ale potvrzení našeho vzájemného lidstvo je skutečným poselstvím, spíše než jakékoli konkrétní naděje, říká Plugh. Důvod, proč se tyto přátelské pochoutky mohou zdát neúprimné, je ten, že na nás hledí z bílé obrazovky, která je ze své podstaty neosobní.
Přihlaste se k odběru denního zpravodaje pozorovatele 
E-mailový server zobrazuje upozornění na spam nebo nevyžádané e-maily.Foto: Ian Waldie / Getty Images
Podle McClaina Watsona, ředitele programů obchodní komunikace na Naveen Jindal School of Management v UT Dallas, je třeba lidem ulehčit. Pokud věta „Doufám, že se máte dobře“ v e-mailu, vyvolává u vás emocionální reakci, tato věta odvedla svoji práci, říká Watson. Tón většiny našich každodenních e-mailů je procedurální, transakční a zní, jako by to napsali zombie pro zombie. Výzvou pro ty z nás - jako já - kteří chtějí psát e-mail pro lidi s tlukoucím srdcem, je najít způsob, jak navázat sympatické spojení se čtenářem, aby byl náš e-mail čten lidským hlasem. „Doufám, že se máte dobře“ nemusí být nejlepší způsob, jak dosáhnout tohoto cíle, ale většinu času to dělá slušnou práci.
Expertka na etiketu Brooke Straiton doporučuje psát vaše e-maily zpět. Vaše první věta by měla shrnout vaše potřeby nebo záměr e-mailu, říká. To umožňuje někomu hned od začátku vědět, zda se jedná o e-mail, který je třeba naléhavě řešit, uložit jako informační nebo jakýkoli vhodný postup. Pokud chcete přidat ‚jemnosti ', nechte je na konec.
Jill Tipograph, spoluzakladatelka společnosti Kariéra v rané fázi , poradenská společnost, která pomáhá mladým lidem získávat stáže nebo první zaměstnání, připouští, že je těžké skočit přímo do podnikání, proto je důležité zjistit správný přístup. Je třeba zjistit vaši osobnost a pravost. Musíte najít něco pohodlného a přijatelného z hlediska přístupu. Říká, že to není jedna velikost pro všechny. Každá situace je jiná. Tento přístup by měl odrážet postavu a / nebo obrázek, který najdete online.
###
Pitch Perfect: Efektivní způsoby zahájení e-mailu
The Braganca požádal Jill Tipograph, aby nabídla tipy na vylepšení e-mailů:
Doufám, že tento e-mail zjistí, že byste si měli vyhradit telefonní hovor nebo následný e-mail s osobním úvodem. Pokud osobu dosud neznáte, je nejlepší použít jiný přístup.
Pravost musí být skutečná, nebo jděte touto cestou. Buďte profesionální, ne příležitostní. Přemýšlejte o koupi karty: Poslali byste přehnanou nebo příliš upřímnou kartu někomu, koho neznáte?
Err na konzervativní straně v přístupu. Začít e-mail s Vážený pane / paní / Dr .; k osobním jménům přejděte pouze v případě, že byl vytvořen vztah nebo vztah. Ahoj nebo Hej, je příliš neformální. Použijte vlastní jména: Pokud se jmenuje Robert, neuvádějte je v počátečním e-mailu jako Bob.
Zmíňte referrer (pokud máte jeho svolení) - vždy začněte jménem této osoby v předmětu a prvním řádku. To je vaše výhoda. Vážení (prázdné) - byl jsem odkázán (prázdným), který si myslel, že budete někoho dobrého, na koho se můžete obrátit (prázdné).
Oslovte lidi pomocí jejich odborného žargonu - lidé v kreativních oborech mluví jedním způsobem, zatímco ti v bankovnictví jiným způsobem. Ale v každém případě je rozumné nebýt extrémní. Různá odvětví mají různé standardy.
Použijte řádek předmětu zabiják e-mailu - lidé nebudou obtěžovat čtení skutečného e-mailu, pokud předmět nerezonuje. Ujistěte se, že je to relevantní, výstižné a někomu dáte důvod k otevření. V dnešní době se toho hodně spamuje, takže vložení společného zájmu, alma mater nebo osoby, která vás doporučila, je důležité a cenné.
Pošlete následný e-mail - první e-maily se často nepřečtou. Odlište to: Doufám, že máte skvělý týden a chtěli byste na můj e-mail navázat minulý týden.
Domácí mazlíčci
Vyhněte se emodži, protože mohou vytvořit špatný první dojem.
Nezmiňujte někoho bez jeho svolení.
Nepřidělujte dané osobě přezdívku. Příběh: Nedávná vysoká škola oslovila Jill online a řekla: „Hej, Jilly. Od dětství mi nikdo neříkal Jilly, řekla mi, že mi z času na čas tak roztomile volal jen můj dlouholetý manžel. Byl jsem velmi odraden.
Trojitý důkaz - je trapné vidět překlepy a nesprávné použití gramatiky - zejména špatné jméno nebo společnost člověka (pomyslete na přihlášky na vysokou školu, např. Nesprávné jméno vysoké školy v eseji).
Nepožádejte o bezplatnou radu nebo práci, aniž byste výměnou nabídli něco hodnotného. To je příliš asertivní a obrat.
